Die Veranstaltung endet um 22:00 Uhr. Am nächsten Morgen um 9:00 Uhr ruft die PR-Abteilung an und fragt nach den Fotos.
Diese Situation kommt oft genug vor, dass es sich lohnt, sie in Ruhe vor der Veranstaltung durchzugehen. Die Frage, ob Sie Fotos während der Veranstaltung, am nächsten Tag oder zum Standardtermin brauchen, wirkt von außen wie ein technisches Detail. In der Praxis entscheidet sie darüber, wie mein Arbeitstag bei Ihrer Veranstaltung aussieht und was genau in Ihrem Postfach landet.
Die kurze Antwort: Fotos während der Veranstaltung werden seltener gebraucht, als man denkt, aber wenn sie gebraucht werden, dann wirklich. Das vollständige Material nach Auswahl und Bearbeitung liefere ich innerhalb von drei bis fünf Werktagen, und das ist der Standard, den man nicht vorsorglich verkürzen sollte. Schneller, also während der Veranstaltung oder am nächsten Tag, lässt sich ein gutes Dutzend ausgewählter Aufnahmen für dringende Kommunikation liefern, nicht das Ganze. Und vieles hängt von den Uhrzeiten ab: Eine Veranstaltung, die mittags endet, ist etwas anderes als eine Gala bis 22:00 Uhr. Nachtarbeit kommt vor, aber sie muss vorher vereinbart sein und darf keine Überraschung sein.
Im Folgenden beschreibe ich die drei Liefertermine für Fotos, die Bedingungen jedes einzelnen und das, was vor der Veranstaltung geklärt werden muss, damit das Material im Postfach liegt und nicht in Verhandlungen steckt.
Drei Liefertermine für Fotos
Es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten, denn in Gesprächen verschwimmen sie meist zu einem Wort: „schnell“.
Paket während der Veranstaltung. Ein gutes Dutzend Aufnahmen geht hinaus, noch bevor die Veranstaltung zu Ende ist. Das Material geht an die Medien, auf die Social-Media-Profile oder in die Pressemitteilung noch am selben Nachmittag.
Paket am nächsten Tag. Ein gutes Dutzend bis einige Dutzend ausgewählte Aufnahmen am Tag nach der Veranstaltung. Früh genug für einen Beitrag, ein Mailing an Partner und den Versand an Redaktionen. Der nächste Tag muss nicht acht Uhr morgens bedeuten, dazu gleich mehr.
Standardlieferung. Das vollständige Material nach Auswahl und Bearbeitung innerhalb von drei bis fünf Werktagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veranstaltung.
Das sind nicht drei Geschwindigkeiten derselben Leistung. Die ersten beiden Termine betreffen ausgewählte Aufnahmen für dringende Zwecke, der dritte das gesamte Material. Jeder organisiert meinen Arbeitstag anders und jeder kostet etwas anderes.
Wann Fotos während der Veranstaltung sinnvoll sind
Entscheidend ist nicht die Art der Veranstaltung, sondern wofür das Material konkret verwendet wird.
Ein Paket während der Veranstaltung ist sinnvoll, wenn jemand mit einer Aufgabe, die noch am selben Tag zu erledigen ist, auf diese Fotos wartet:
- Die Pressekommunikation geht am selben Nachmittag raus. Das ist typisch bei der Begleitung von Presseterminen: Redaktionen schließen ihre Beiträge ab, und eine Meldung ohne Foto hat eine geringere Chance auf Veröffentlichung.
- Sie möchten steuern, womit die Medien ihre Beiträge illustrieren. Ein Pressepaket, das während der Veranstaltung an die Redaktionen geht, sorgt dafür, dass die Artikel mit sorgfältigen Aufnahmen illustriert werden und nicht mit Handyfotos aus der zehnten Reihe.
- Die Veranstaltung wird live begleitet. Unternehmensprofile veröffentlichen währenddessen, nicht erst im Nachhinein.
- Ein Redner oder Ehrengast reist ab und ein Foto von ihm wird für Material gebraucht, das sofort entsteht.
- Ein Sponsor hat vertraglich festgehalten, dass er innerhalb einer bestimmten Frist Material mit der Präsenz seiner Marke erhält.
Allein dass die Fotos in die sozialen Medien gehen, heißt noch nicht, dass sie schon während der Veranstaltung vorliegen müssen. Ein Beitrag, der am nächsten Tag erscheint, hat immer noch Reichweite. Ein Beitrag, der eine Woche später erscheint, kaum noch, aber das ist ein anderes Problem, und das löst das Paket am nächsten Tag, nicht das Paket während der Veranstaltung.
Eine gute Kontrollfrage: Sitzt eine konkrete Person da und wartet auf diese Fotos, um in den nächsten Stunden etwas damit zu tun? Wenn ja, ist ein Paket während der Veranstaltung gerechtfertigt. Lautet die Antwort „wir hätten sie gern schnell“, reicht in der Regel der nächste Tag.
Was Fotos während der Veranstaltung erfordern
Hier kommen wir zu etwas, das bei der Festlegung des Umfangs selten zur Sprache kommt und über das Gelingen entscheidet.
Um Material noch während der Veranstaltung zu liefern, brauche ich eine echte Pause im Ablauf. Nicht fünf Minuten, sondern ein Zeitfenster, in dem ich die Karten auslese, das Material durchsehe, Aufnahmen auswähle, eine Grundbearbeitung vornehme und versende. Und diese Pause muss in einen Moment fallen, in dem nichts Wichtiges passiert.
Das ist der Kern des Problems. Wenn der Ablauf von der ersten bis zur letzten Minute dicht gepackt ist, lässt sich nicht gleichzeitig fotografieren und ein Paket vorbereiten. Jede Minute am Laptop ist eine Minute, in der ich nicht im Saal bin. Und die Momente, die auf den Fotos fehlen, sind meist die, die geschahen, während der Fotograf etwas anderes tat.
Deshalb bedeutet ein Paket während der Veranstaltung bei einem dichten Programm eine von zwei Lösungen: Entweder findet sich im Zeitplan eine sinnvolle Pause, oder es braucht eine zweite Person zum Auslesen und Auswählen. Und das wird vor der Veranstaltung vereinbart, nicht währenddessen. Eine zweite Person lässt sich nicht mitten in einer Gala dazuholen: Entweder wir haben das abgesprochen, oder diese Möglichkeit gibt es an dem Tag nicht.
Eine Konferenz mit Kaffeepause und Mittagessen bietet ein solches Zeitfenster von selbst. Eine Gala, die vier Stunden am Stück durchläuft, bietet es überhaupt nicht.
Eine zweite Person: Bildbearbeiter oder zusätzlicher Fotograf
Wenn der Ablauf keine Pause lässt und das Material schon während der Veranstaltung hinausgehen soll, gibt es eine Lösung. Zum Auftrag kommt eine zweite Person hinzu, und je nach Bedarf sieht das unterschiedlich aus.
Bildbearbeiter. Fotografiert nicht. Nimmt während der Veranstaltung die Karten von mir entgegen, liest das Material aus, trifft die Auswahl, nimmt die Grundbearbeitung vor und versendet. Ich bin die ganze Zeit im Saal und verpasse keinen Programmpunkt. Diese Lösung eignet sich, wenn eine einzelne Veranstaltung an einem Ort stattfindet und das Problem allein in der Zeit zur Vorbereitung des Pakets liegt.
Zusätzlicher Fotograf. Nötig, wenn das Problem nicht nur die Lieferung des Materials ist, sondern auch die Abdeckung. Ich habe separat darüber geschrieben, wann ein Fotograf pro Veranstaltung zu wenig ist, und dieselben Kriterien gelten auch hier. Zwei Säle, die parallel laufen, eine Veranstaltung, die auf mehrere Bereiche verteilt ist, ein Programm, in dem gleichzeitig ein Panel und ein Networking-Teil stattfinden. Dann teilen wir uns sowohl das Fotografieren als auch die Vorbereitung des Pakets.
Beide Optionen sind ein eigener Umfang und ein eigenes Angebot. Und beide müssen vor der Veranstaltung abgesprochen werden, weil die zweite Person das Briefing kennen und von Anfang an vor Ort sein muss. Das lässt sich nicht spontan organisieren: Entweder ist es vereinbart, oder diese Möglichkeit gibt es an dem Tag nicht. Eine zweite Person nehme ich nicht automatisch ins Angebot auf, weil sie bei den meisten Veranstaltungen nicht nötig ist. Wenn aber aus dem Briefing hervorgeht, dass das Material bei einem dichten Programm schon währenddessen hinausgehen soll, sage ich das bei der Klärung der Bedingungen offen, statt etwas zu versprechen, was eine Person physisch nicht leisten kann.
Dasselbe gilt für Fotos am selben Tag nach dem Ende der Veranstaltung. Bei einem großen, dynamischen Event, das spät endet, bedeutet die Lieferung des Materials noch am selben Abend in der Regel Arbeit zu zweit und keine längere Nacht für eine einzelne Person.
Wann der nächste Tag genügt
Bei den meisten Veranstaltungen, auf denen ich arbeite, ist das die richtige Antwort.
Eine Abendgala, eine Firmenfeier, eine Veranstaltung, die spät endet. Niemand veröffentlicht um 23:00 Uhr einen Beitrag, und am nächsten Tag ist ein Paket mit ausgewählten Aufnahmen einsatzbereit. Die Reichweite eines Veranstaltungsbeitrags konzentriert sich ohnehin auf den ersten Tag, deshalb verliert eine Veröffentlichung am nächsten Tag praktisch nichts.
Ich schreibe bewusst „am nächsten Tag“ und nicht „am Morgen“. Nach einer Gala bis 22:00 Uhr bleiben von mehreren Stunden Fotografieren zwei- bis dreitausend Aufnahmen. Daraus nachts am Laptop schnell die „besten Aufnahmen“ auszuwählen, ist keine Option, denn eine gute Auswahl braucht Zeit. Die Uhrzeit, zu der das Paket rausgeht, ist eine Absprache und keine Vermutung, und sie hängt davon ab, wann die Veranstaltung endet und was am nächsten Tag in meinem Kalender steht.
Möglich ist dagegen etwas anderes, und manchmal mache ich das. Nach einer abendlichen Gala, wie den MIXX Awards, kann ich mich noch am selben Abend ans Material setzen und ein Paket mit den wichtigsten Aufnahmen aus einem ausgewählten Teil der Veranstaltung zusammenstellen, zum Beispiel von der Preisverleihung. Aus einem einzigen Moment wählt man unter einigen Dutzend Fotos aus, nicht unter dreitausend, und das ist auf die Schnelle machbar. Aber auch das wird vor dem Event vereinbart und ist keine Bitte, die um Mitternacht eintrifft.
Der Unterschied zwischen einem Paket am nächsten Tag und einem Paket während der Veranstaltung ist wesentlich, auch wenn er von außen unsichtbar bleibt. Beim Paket während der Veranstaltung ist die Pause im Ablauf entscheidend. Beim Paket am nächsten Tag ist es meine Verfügbarkeit nach der Veranstaltung: Habe ich Zeit für die Auswahl, oder bin ich schon bei der nächsten Veranstaltung? Wenn ich am Tag nach Ihrer Veranstaltung einen ganztägigen Auftrag habe, werde ich Material für den nächsten Tag nicht versprechen, denn das wäre nicht ehrlich.
Wann die Standardlieferung die beste Wahl ist
Deutlich häufiger, als es die Gespräche über Fotos vermuten lassen.
Die Standardlieferung deckt alles ab, was kein Verfallsdatum hat: Material für die Ausgabe im nächsten Jahr, Fotos für interne Präsentationen, Dokumentation für die Geschäftsleitung, einen Fundus für das ganze Jahr, Teamfotos für die Website.
Auswahl und Bearbeitung von mehreren hundert Aufnahmen sind Arbeit für Tage, nicht für Stunden. Das sage ich Kunden offen: Man kann nicht alles haben. Ein Schnellpaket bedeutet weniger Fotos, aber es geht nicht allein um die Anzahl. Eine gute Auswahl heißt, sich jede Aufnahme anzusehen, und dafür braucht es Zeit. Wer die Frist ohne Grund verkürzt, bekommt bei gleichem Preis weniger sorgfältig gesichtetes Material.
Außerdem sollten Sie bedenken, dass sich ein Schnellpaket und das vollständige Material nicht ausschließen. Es ist keine Entscheidung „schnell oder gut“. Ein gutes Dutzend Aufnahmen geht sofort in die Kommunikation, und der Rest durchläuft die normale Auswahl und Bearbeitung. Sie haben am nächsten Tag etwas zu veröffentlichen und zahlen dafür nicht mit der Qualität des gesamten Materials.
Wie viele Fotos Sie im Schnellpaket wirklich brauchen
Wenn ein Schnellpaket vereinbart wird, lautet die Antwort meist „so viele wie möglich“. Das stimmt in der Regel nicht, und es lohnt sich, darüber nachzudenken, denn ein kleineres Paket geht schneller raus.
Für einen Beitrag, eine Pressemitteilung und eine Mail an Partner reicht ein Set, das sich an den Fingern abzählen lässt:
- Bühne und Redner, denn sie sind das Rückgrat jeder Berichterstattung,
- ein voller Saal, also der Beleg für die Teilnehmerzahl,
- Sponsoren, sichtbar auf dem Branding, denn das ist der Nachweis für die Sponsoren,
- zwei oder drei Aufnahmen der Stimmung, damit die Berichterstattung nicht trocken wirkt.
Ich habe dieses Set einmal ausführlicher beschrieben: Konferenz-Fotobericht, 10 Aufnahmen, die man haben sollte.
Eine schnelle Auswahl ist eine andere Art des Hinsehens als die Auswahl für eine vollständige Galerie. Ich gehe die Vorschaubilder durch und wähle Aufnahmen, die schon auf den ersten Blick eine klare Information tragen: wer, was, welche Größenordnung. Manchmal fällt sofort ein interessantes Porträt oder eine Situation auf, an die ich mich vom Verlauf der Veranstaltung erinnere, und sie kommt ins Paket. Aber die Perlen, die man zwischen Nuancen und Details erst finden muss, werden in einem Schnellpaket nicht dabei sein. Sie kommen mit dem vollständigen Material.
Am leichtesten gelingt ein Schnellpaket aus einem bestimmten Moment: Preisverleihung, Gruppenfoto, Eröffnungsrede. Aus mehreren Dutzend Aufnahmen eines einzelnen Moments wählt man zügig aus. Aus einem ganzen Tag nicht.
Ein gutes Dutzend sorgfältig ausgewählter Aufnahmen leistet mehr als hundert zufällige, durch die sich jemand gleich am frühen Morgen hindurchwühlen muss. Der Rest des Materials kommt ohnehin zum Standardtermin.
Was sich in meiner Arbeit ändert, wenn ein Schnellpaket dazukommt
Es lohnt sich zu wissen, was auf der anderen Seite passiert, denn das erklärt, woher die oben beschriebenen Bedingungen kommen.
Wenn ich weiß, dass ein Schnellpaket rausgeht, arbeite ich schon während der Veranstaltung anders. Ich achte darauf, dass der Satz der wichtigsten Aufnahmen früh beisammen ist, statt darauf zu setzen, das in der zweiten Hälfte nachzuholen. Wenn meine Aufnahmen vom Eröffnungsredner schwach sind, habe ich nichts, worauf ich zurückgreifen kann, denn er betritt die Bühne kein zweites Mal.
Auch bei der Zahl der Fotos halte ich mich etwas zurück. Je weniger Aufnahmen von der Veranstaltung, desto kürzer die Auswahl. Statt auf alles zu reagieren, wähle ich Momente aus, und zwischen den Aufnahmen markiere ich mir die guten. Nach dem Event beginne ich die Auswahl dann nicht bei null.
Es ändert sich auch der Umgang mit den Karten. Bei der Standardlieferung lese ich alles nach der Veranstaltung aus. Beim Schnellpaket tue ich das währenddessen, in dem Zeitfenster, das wir vorher festgelegt haben, und trenne das Material für den Versand sofort vom Rest.
Das ist keine Abkürzung und keine vereinfachte Version. Es ist eine andere Organisation desselben Tages, und gerade deshalb ist es besser, sie vorher abzusprechen als währenddessen.
Welcher Termin zu Ihrer Veranstaltung passt
Einige typische Situationen und das, was sich darin meist bewährt.
Eintägige Konferenz mit Pausen. Ein Paket während der Veranstaltung ist möglich, weil Kaffeepause und Mittagessen ein natürliches Zeitfenster für die Arbeit bieten. Wenn die Kommunikation laufend erfolgt, ist das eine gute Wahl. Wenn nicht, genügt der nächste Tag.
Mehrtägiger Kongress oder Kongress mit mehreren Sälen. Hier erfordert ein Paket während der Veranstaltung in der Regel eine zusätzliche Person. Bei zwei Sälen gleichzeitig kann man nicht fotografieren und parallel Material liefern, ohne dass etwas verloren geht.
Pressetermin. Rechtfertigt fast immer ein Paket während der Veranstaltung oder noch am selben Tag. Redaktionen arbeiten am Tag der Veranstaltung, und Material, das einen Tag später kommt, verpufft.
Abendgala. Das Format läuft meist am Stück, ohne Zeitfenster für Arbeit am Laptop. Die richtige Antwort ist ein Paket am nächsten Tag oder ein vorher vereinbartes Paket aus einem einzelnen Moment, zum Beispiel von der Preisverleihung.
Firmenfeier oder Teamevent. Meist genügt die Standardlieferung. Ein Schnellpaket ist nur dann sinnvoll, wenn das Material für eine konkrete Kommunikation gebraucht wird, zum Beispiel fürs Recruiting oder für eine Zusammenfassung an das Team.
Messen und mehrtägige Veranstaltungen. In der Regel bewährt sich die Lieferung des Materials nach jedem Tag, denn die Kommunikation dauert so lange wie die Veranstaltung selbst.
Das sind Ausgangspunkte, keine Regeln. Entscheidend ist der Verwendungszweck des Materials, nicht der Name der Veranstaltung im Kalender.
Fünf Dinge, die vor der Veranstaltung zu klären sind
Ein Schnellpaket ist ein Punkt in den Absprachen und keine Bitte, die nachts nach der Gala verschickt wird. Eine Frist „bis morgen“ ohne vorherige Absprachen endet in einem Gespräch um Mitternacht, mit dem niemand zufrieden ist.
Vor der Veranstaltung sollten Sie fünf Dinge klären:
- Wie viele Fotos im Schnellpaket enthalten sein sollen.
- Bis wann sie fertig sein sollen, unter Berücksichtigung der Uhrzeit, zu der die Veranstaltung endet.
- Wofür sie gebraucht werden, denn das bestimmt die Auswahl der Aufnahmen. Material für die Medien sieht anders aus als Material für ein Unternehmensprofil.
- Ob sie bearbeitet sein sollen, oder ob eine Auswahl genügt.
- An wen sie gehen sollen. Eine konkrete Person und eine E-Mail-Adresse. Ein Paket, das „irgendwohin in die Firma“ geschickt wird, kann länger nach dem richtigen Postfach suchen, als seine Erstellung gedauert hat.
Dazu kommt die Frage nach dem Ablauf, wenn es um ein Paket während der Veranstaltung geht. Ein gewöhnlicher Tagesplan als PDF genügt, um einzuschätzen, ob es überhaupt ein Zeitfenster für die Arbeit gibt.
Diese Absprachen beeinflussen den Umfang und den Preis. Nicht weil schneller grundsätzlich teurer bedeutet, sondern weil ein Schnellpaket zusätzliche Arbeit ist, die zu einer Zeit anfällt, in der ich sonst fotografiere oder gar nicht mehr arbeite.
Wie das in der Praxis aussieht
Vier Situationen aus meinen Aufträgen, jede mit einem anderen Liefertermin.
Pressetermin Tecno Spark 20. Das Debüt einer neuen Handymarke auf dem polnischen Markt, im Saal Technikjournalisten, die noch am selben Tag über die Präsentation schreiben. Die Veranstaltung dauerte von 10:36 bis 13:20 Uhr. Neunzehn Aufnahmen für die Medien habe ich um 13:16 Uhr exportiert, noch vor ihrem Ende, sodass die Redaktionen sorgfältiges Material hatten, bevor sie zu Handyfotos gegriffen hätten. Der komplette Satz, 197 Fotos, ging einen Tag später raus.
Gesundheitskongress. Material am selben Tag geliefert. Eine große Branchenveranstaltung, bei der die Kommunikation parallel zum Programm lief.
Vernissage STARS. FANGOR. SYLWESTROWICZ. Ein Teaser, 140 Aufnahmen, am nächsten Tag. Der komplette Satz, 245 Fotos, in neun Tagen. Dieser Teaser hatte eine konkrete Aufgabe: Er ging als Pressematerial an die Medien, und mit ihm wurde die Berichterstattung über die Vernissage illustriert, unter anderem in Viva, Elle und La Mode.
Medizinkongress mit zwei Sälen parallel. Material live geliefert, während das Programm lief. Das ist ein Beispiel für eine Situation, in der das Paket während der Veranstaltung die Arbeit zu zweit erforderte: Bei zwei gleichzeitig laufenden Sälen kann ein Fotograf nicht Material sammeln und es parallel ausliefern. Ich habe dort als zweiter Fotograf gearbeitet, genau damit sich beide Aufgaben ohne Lücken in der Berichterstattung verbinden ließen.
Vier verschiedene Veranstaltungen, vier verschiedene Termine. In jedem Fall entschied, was der Veranstalter mit dem Material tun musste, und nicht, wie schnell es sich liefern ließ.
Häufige Fragen
Nein, es sei denn, wir vereinbaren es vorher. Es ist ein zusätzlicher Arbeitsumfang, deshalb bespreche ich ihn bei der Klärung der Bedingungen und nicht im Nachhinein.
Drei bis fünf Werktage, gerechnet ab dem Tag nach der Veranstaltung. Wenn Sie es schneller brauchen, sagen Sie es mir vor der Veranstaltung, denn dann lässt es sich einplanen.
Nein. Es ist dasselbe Material, nur mit einer kleineren Auswahl und einer Grundbearbeitung statt der vollständigen. Die Aufnahmen, die Sie im Paket erhalten, kommen später komplett in der endgültigen Version wieder.
Dann verschieben wir die Lieferung entweder auf den nächsten Tag, oder zum Auftrag kommt ein Bildbearbeiter hinzu, der sich ausschließlich um Auslesen, Auswahl, Bearbeitung und Versand kümmert. Den Bildredakteur muss man vor der Veranstaltung buchen, währenddessen lässt er sich nicht dazuholen.
Bei einer kurzen Veranstaltung, die früh endet, in der Regel ja. Nach einer Abendveranstaltung ist ein vor dem Event vereinbartes Paket aus einem ausgewählten Moment realistisch, zum Beispiel von der Preisverleihung. Eine vollständige Auswahl der besten Aufnahmen des ganzen Abends noch am selben Tag verspreche ich nicht, weil sie sich nicht gut machen ließe.
Fazit
Die Frage lautet nicht „wie schnell bekomme ich die Fotos“, sondern „wer wartet auf diese Fotos und wofür“.
Wenn eine konkrete Person schon während der Veranstaltung eine Aufgabe damit zu erledigen hat, planen wir ein Paket während der Veranstaltung und prüfen den Ablauf. Wird das Material für die Kommunikation am nächsten Tag gebraucht, genügt ein Paket mit ausgewählten Aufnahmen am Folgetag. Sollen die Fotos das ganze Jahr über dienen, bringt die Standardlieferung von drei bis fünf Werktagen ein besseres Ergebnis als Eile.
Alle drei Varianten lassen sich in einem Auftrag verbinden. Man muss sie nur vor der Veranstaltung festlegen und nicht um Mitternacht nach der Gala.
Wenn Sie eine Veranstaltung planen und nicht sicher sind, welcher Termin nötig sein wird, schreiben Sie mir Datum, Ort und ungefähre Uhrzeiten zusammen mit dem Ablauf. Ich melde mich mit einem konkreten Vorschlag für den Umfang und das Angebot.
