Zdjęcia w trakcie eventu czy następnego dnia? Kiedy szybka paczka naprawdę jest potrzebna

Event kończy się o 22:00. O 9:00 rano dzwoni dział PR i pyta o zdjęcia.

Ta sytuacja powtarza się na tyle często, że warto ją rozpisać na spokojnie, jeszcze przed wydarzeniem. Pytanie, czy potrzebujesz zdjęć w trakcie eventu, następnego dnia, czy w standardowym terminie, wygląda z zewnątrz na szczegół techniczny. W praktyce przesądza o tym, jak wygląda mój dzień pracy na Twoim wydarzeniu i co konkretnie dostaniesz w skrzynce.

Krótka odpowiedź brzmi tak: zdjęcia w trakcie eventu są potrzebne rzadziej, niż się wydaje, ale kiedy są potrzebne, to naprawdę są. Pełny materiał po selekcji i obróbce dostarczam w ciągu trzech do pięciu dni roboczych i to jest standard, którego nie ma sensu skracać na wszelki wypadek. Szybciej, czyli w trakcie wydarzenia albo następnego dnia, da się dostarczyć kilkanaście wybranych kadrów do pilnej komunikacji, nie całość. I dużo zależy od godzin: co innego wydarzenie, które kończy się w południe, co innego gala do 22:00. Praca po nocy się zdarza, ale ma być wcześniejszym ustaleniem, nie niespodzianką.

Poniżej rozpisuję trzy terminy dostarczenia zdjęć, warunki każdego z nich i to, co trzeba ustalić przed wydarzeniem, żeby materiał był w skrzynce zamiast w negocjacjach.

Trzy terminy dostarczenia zdjęć

Warto je rozdzielić, bo w rozmowach zwykle zlewają się w jedno słowo „szybko”.

Paczka w trakcie wydarzenia. Kilkanaście kadrów wychodzi jeszcze zanim event się skończy. Materiał trafia do mediów, na profile albo do informacji prasowej tego samego popołudnia.

Paczka następnego dnia. Kilkanaście do kilkudziesięciu wybranych kadrów dzień po wydarzeniu. Wystarczająco wcześnie na post, mailing do partnerów i wysyłkę do redakcji. Następny dzień nie musi oznaczać ósmej rano, o tym za chwilę.

Standardowy termin dostarczenia. Pełny materiał po selekcji i obróbce, w ciągu trzech do pięciu dni roboczych, licząc od dnia po wydarzeniu.

To nie są trzy prędkości tej samej usługi. Dwa pierwsze terminy to wybrane kadry do pilnych zastosowań, trzeci to całość materiału. Każdy inaczej organizuje mój dzień pracy i każdy co innego kosztuje.

Kiedy zdjęcia w trakcie eventu mają sens

Nie decyduje o tym typ wydarzenia, tylko konkretne zastosowanie materiału.

Paczka w trakcie ma sens wtedy, gdy ktoś czeka na te zdjęcia z zadaniem do wykonania jeszcze tego samego dnia:

• Komunikacja prasowa idzie tego popołudnia. To typowa sytuacja przy obsłudze spotkania prasowego: redakcje domykają materiał, a informacja bez zdjęcia ma mniejszą szansę na publikację.
• Chcesz kontrolować, czym media zilustrują publikacje. Paczka prasowa wysłana redakcjom w trakcie wydarzenia sprawia, że artykuły ilustrują dopracowane kadry, a nie zdjęcia z telefonu robione z dziesiątego rzędu.
• Wydarzenie jest relacjonowane na bieżąco. Profile firmowe publikują w trakcie, nie po fakcie.
• Prelegent lub gość honorowy wyjeżdża i jego zdjęcie jest potrzebne do materiału, który powstaje od razu.
• Sponsor ma zapisane w umowie, że dostaje materiał z ekspozycją swojej marki w określonym czasie.

Sam fakt, że zdjęcia pójdą na social media, nie oznacza jeszcze, że muszą być w trakcie. Post opublikowany następnego dnia wciąż łapie zasięg. Post opublikowany tydzień później już nie bardzo, ale to inny problem i rozwiązuje go paczka następnego dnia, nie paczka w trakcie.

Dobre pytanie kontrolne: czy ktoś konkretny siedzi i czeka na te zdjęcia, żeby coś z nimi zrobić w ciągu najbliższych godzin? Jeśli tak, paczka w trakcie jest uzasadniona. Jeśli odpowiedź brzmi „chcemy mieć szybko”, to zwykle wystarczy następny dzień.

Czego wymagają zdjęcia w trakcie eventu

Tu dochodzimy do rzeczy, o której rzadko się mówi przy ustalaniu zakresu, a która przesądza o tym, czy się uda.

Żeby dostarczyć materiał w trakcie eventu, muszę mieć w agendzie realną przerwę. Nie pięć minut, tylko okno, w którym zgram karty, przejrzę materiał, wybiorę kadry, zrobię podstawową obróbkę i wyślę. I ta przerwa musi wypadać w momencie, w którym nic ważnego się nie dzieje.

To jest sedno problemu. Jeśli agenda jest gęsta od pierwszej do ostatniej minuty, to nie da się jednocześnie fotografować i przygotowywać paczki. Każda minuta spędzona przy laptopie to minuta, w której nie ma mnie na sali. A momenty, których nie ma na zdjęciach, to zwykle te, które działy się wtedy, gdy fotograf robił coś innego.

Dlatego przy gęstej agendzie paczka w trakcie oznacza jedno z dwóch rozwiązań: albo w harmonogramie znajduje się sensowna przerwa, albo do zgrywania i selekcji potrzebna jest druga osoba. I to jest ustalenie sprzed wydarzenia, nie z jego przebiegu. Drugiej osoby nie da się dołożyć w połowie gali: albo jesteśmy na to umówieni, albo tej opcji tego dnia nie ma.

Konferencja z przerwą kawową i lunchem daje takie okno naturalnie. Gala, która idzie jednym ciągiem przez cztery godziny, nie daje go wcale.

Druga osoba: edytor albo dodatkowy fotograf

Jeśli agenda nie daje przerwy, a materiał ma wyjść w trakcie wydarzenia, jest na to rozwiązanie. Do zlecenia dochodzi druga osoba i w zależności od potrzeby wygląda to inaczej.

Edytor. Nie fotografuje. Odbiera ode mnie karty w trakcie wydarzenia, zgrywa materiał, robi selekcję, podstawową obróbkę i wysyłkę. Ja przez cały czas jestem na sali i nie tracę żadnego punktu programu. To rozwiązanie sprawdza się wtedy, gdy jedno wydarzenie dzieje się w jednym miejscu, a problemem jest wyłącznie czas na przygotowanie paczki.

Dodatkowy fotograf. Potrzebny wtedy, gdy problemem jest nie tylko dostarczenie materiału, ale też zasięg. Pisałem osobno o tym, kiedy jeden fotograf na event to za mało, i te same przesłanki działają tutaj. Dwie sale idące równolegle, wydarzenie rozbite na kilka stref, program, w którym w tym samym momencie dzieje się panel i część networkingowa. Wtedy dzielimy się zarówno fotografowaniem, jak i przygotowaniem paczki.

Obie opcje są osobnym zakresem i osobną wyceną. I obie trzeba domówić przed wydarzeniem, bo druga osoba musi znać brief i być na miejscu od początku. Tego nie da się zorganizować w trakcie: albo jest umówione, albo tej możliwości danego dnia nie ma. Nie dokładam drugiej osoby do oferty automatycznie, bo w większości wydarzeń nie jest potrzebna. Ale jeśli z briefu wynika, że materiał ma wyjść w trakcie gęstego programu, powiem o tym wprost przy ustalaniu warunków, zamiast obiecywać coś, czego jedna osoba fizycznie nie zrobi.

To samo dotyczy zdjęć tego samego dnia po zakończeniu wydarzenia. Przy dużym, dynamicznym evencie kończącym się późno dostarczenie materiału jeszcze tego wieczoru zwykle oznacza pracę we dwoje, a nie dłuższą noc jednej osoby.

Kiedy wystarczy następnego dnia

W większości wydarzeń, na których pracuję, to jest właściwa odpowiedź.

Wieczorna gala, impreza firmowa, wydarzenie kończące się późno. Nikt nie opublikuje posta o 23:00, a następnego dnia paczka wybranych kadrów jest gotowa do użycia. Zasięg posta z wydarzenia i tak koncentruje się w pierwszej dobie, więc publikacja następnego dnia nie traci praktycznie nic.

Celowo piszę „następnego dnia”, a nie „rano”. Po gali do 22:00 z kilku godzin fotografowania zostaje dwa, trzy tysiące kadrów. Wybranie z nich „najlepszych ujęć” na szybko, w nocy, na laptopie, nie istnieje jako opcja, bo dobra selekcja wymaga czasu. Godzina wysyłki paczki jest ustaleniem, nie domysłem, i zależy od tego, o której kończy się wydarzenie i co mam w kalendarzu nazajutrz.

Da się za to co innego, i czasem to robię. Po wieczornej gali, takiej jak MIXX Awards, potrafię jeszcze tego samego wieczoru usiąść do materiału i przygotować paczkę najważniejszych ujęć z wybranego fragmentu wydarzenia, na przykład z wręczenia nagród. Z jednego momentu wybiera się kadry spośród kilkudziesięciu zdjęć, nie spośród trzech tysięcy, i to jest wykonalne od ręki. Ale to też jest ustalenie sprzed eventu, nie prośba wysłana o północy.

Różnica między paczką następnego dnia a paczką w trakcie jest istotna, choć niewidoczna z zewnątrz. Przy paczce w trakcie kluczowa jest przerwa w agendzie. Przy paczce następnego dnia kluczowa jest moja dostępność po wydarzeniu: czy mam czas na selekcję, czy stoję już na kolejnym evencie. Jeśli dzień po Twoim wydarzeniu mam całodniowe zlecenie, nie obiecam materiału nazajutrz, bo nie byłoby to uczciwe.

Kiedy standardowy termin jest najlepszym wyborem

Zdecydowanie częściej, niż wynikałoby to z rozmów o zdjęciach.

Standardowy termin obsługuje wszystko, co nie ma daty ważności: materiały na przyszłoroczną edycję, zdjęcia do prezentacji wewnętrznych, dokumentacja dla zarządu, zasób do wykorzystania przez cały rok, zdjęcia zespołu na stronę.

Selekcja i obróbka kilkuset kadrów to praca na dni, nie na godziny. Mówię to klientom wprost: nie da się mieć ciastka i zjeść ciastka. Szybka paczka to mniej zdjęć, ale nie o samą liczbę chodzi. Dobra selekcja polega na przyjrzeniu się każdemu kadrowi, a na to potrzeba czasu. Skracanie terminu bez powodu oznacza mniej starannie przebrany materiał przy tej samej cenie.

Warto też pamiętać, że szybka paczka i pełny materiał nie wykluczają się. To nie jest wybór „szybko albo dobrze”. Kilkanaście kadrów idzie do komunikacji od razu, a reszta przechodzi normalną selekcję i obróbkę. Masz co publikować następnego dnia i nie płacisz za to jakością całego zbioru.

Ile zdjęć naprawdę potrzebujesz w szybkiej paczce

Przy ustalaniu szybkiej paczki najczęściej pada odpowiedź „jak najwięcej”. To zwykle nie jest prawda i warto to przemyśleć, bo mniejsza paczka wychodzi szybciej.

Do posta, informacji prasowej i maila do partnerów wystarcza zestaw, który da się policzyć na palcach:

• scena i prelegenci, bo to trzon każdej relacji,
• pełna sala, czyli dowód frekwencji,
• sponsorzy widoczni na brandingu, bo to materiał rozliczeniowy,
• dwa albo trzy kadry atmosfery, żeby relacja nie była sucha.

Rozpisałem kiedyś ten zestaw szerzej: fotorelacja z konferencji, 10 ujęć, które warto mieć.

Szybka selekcja to inny rodzaj patrzenia niż selekcja do pełnej galerii. Przeglądam miniaturki i wybieram kadry, które niosą czytelną informację od pierwszego spojrzenia: kto, co, jaka skala. Czasem od razu rzuci się w oczy ciekawy portret albo sytuacja, którą pamiętam z przebiegu wydarzenia, i ona wchodzi do paczki. Ale perełek, które trzeba wyszukać wśród niuansów i detali, w szybkiej paczce nie będzie. One przychodzą w pełnym materiale.

Najłatwiej o szybką paczkę z konkretnego momentu: wręczenie nagród, zdjęcie grupowe, wystąpienie otwierające. Spośród kilkudziesięciu kadrów jednego momentu wybiera się sprawnie. Z całego dnia nie.

Kilkanaście dobrze wybranych kadrów robi robotę lepiej niż sto przypadkowych, przez które ktoś musi się przekopać z samego rana. Reszta materiału i tak przyjdzie w standardowym terminie.

Co zmienia się w mojej pracy, kiedy wchodzi szybka paczka

Warto wiedzieć, co dzieje się po drugiej stronie, bo to tłumaczy, skąd biorą się warunki opisane wyżej.

Kiedy wiem, że wychodzi szybka paczka, inaczej pracuję już w trakcie wydarzenia. Pilnuję, żeby komplet kluczowych ujęć był zebrany wcześnie, zamiast liczyć na to, że domknę temat w drugiej połowie. Jeśli prelegent otwierający konferencję wypadnie mi słabo, nie mam do czego wrócić, bo on już nie wejdzie na scenę drugi raz.

Trochę też się pilnuję z liczbą zdjęć. Im mniej kadrów z wydarzenia, tym krótsza selekcja, więc zamiast reagować na wszystko, wybieram momenty, a między kadrami oznaczam sobie te dobre. Po evencie nie zaczynam wtedy wyboru od zera.

Zmienia się też praca z kartami. Przy standardowym terminie zgrywam wszystko po wydarzeniu. Przy szybkiej paczce robię to w trakcie, w oknie, które wcześniej ustaliliśmy, i od razu oddzielam materiał do wysyłki od reszty.

To nie jest skrót ani wersja uproszczona. To inna organizacja tego samego dnia, i właśnie dlatego lepiej ustalić ją wcześniej niż w trakcie.

Który termin pasuje do Twojego wydarzenia

Kilka typowych sytuacji i to, co zwykle się w nich sprawdza.

Konferencja jednodniowa z przerwami. Paczka w trakcie jest możliwa, bo przerwa kawowa i lunch dają naturalne okno na pracę. Jeśli komunikacja idzie na bieżąco, to dobry wybór. Jeśli nie, wystarczy następny dzień.

Kongres wielodniowy lub wielosalowy. Tu paczka w trakcie zwykle wymaga dodatkowej osoby. Przy dwóch salach jednocześnie nie da się fotografować i równolegle dostarczać materiału bez strat.

Spotkanie prasowe. Prawie zawsze uzasadnia paczkę w trakcie albo tego samego dnia. Redakcje pracują w dniu wydarzenia, a materiał wysłany dzień później trafia w próżnię.

Gala wieczorna. Format zwykle idzie jednym ciągiem, bez okna na pracę przy laptopie. Właściwa odpowiedź to paczka następnego dnia albo umówiona wcześniej paczka z jednego momentu, na przykład z wręczenia nagród.

Impreza firmowa lub integracja. Najczęściej wystarcza standardowy termin. Szybka paczka ma sens tylko wtedy, gdy materiał jest potrzebny do konkretnej komunikacji, na przykład rekrutacyjnej albo do podsumowania wysyłanego zespołowi.

Targi i wydarzenia kilkudniowe. Zwykle sprawdza się dostarczenie materiału po każdym dniu, bo komunikacja trwa tak długo jak samo wydarzenie.

To są punkty wyjścia, nie reguły. Decyduje zastosowanie materiału, nie nazwa wydarzenia w kalendarzu.

Pięć rzeczy do ustalenia przed wydarzeniem

Szybka paczka jest punktem w ustaleniach, a nie prośbą wysyłaną w nocy po gali. Deadline „na jutro” bez wcześniejszych ustaleń kończy się rozmową o północy, w której nikt nie jest zadowolony.

Przed wydarzeniem warto ustalić pięć rzeczy:

1. Ile zdjęć ma być w szybkiej paczce.
2. Na kiedy mają być gotowe, z uwzględnieniem godziny zakończenia wydarzenia.
3. Do czego są potrzebne, bo to determinuje dobór kadrów. Materiał dla mediów wygląda inaczej niż materiał na profil firmowy.
4. Czy mają być po obróbce, czy wystarczy selekcja.
5. Do kogo mają trafić. Konkretna osoba i adres mailowy. Paczka wysłana „gdzieś do firmy” potrafi szukać właściwej skrzynki dłużej, niż powstawała.

Do tego dochodzi pytanie o agendę, jeśli mówimy o paczce w trakcie wydarzenia. Zwykły plan dnia w PDF wystarczy, żeby ocenić, czy okno na pracę w ogóle istnieje.

Te ustalenia wpływają na zakres i na cenę. Nie dlatego, że szybciej znaczy drożej z zasady, tylko dlatego, że szybka paczka to dodatkowa praca wykonana w czasie, w którym normalnie fotografuję albo już nie pracuję.

Jak to wygląda w praktyce

Cztery sytuacje z moich realizacji, każda z innym terminem dostarczenia.

Spotkanie prasowe Tecno Spark 20. Debiut nowej marki telefonów na polskim rynku, a na sali dziennikarze technologiczni, którzy publikują teksty o premierze tego samego dnia. Wydarzenie trwało od 10:36 do 13:20. Dziewiętnaście kadrów dla mediów wyeksportowałem o 13:16, jeszcze przed jego zakończeniem, więc redakcje miały dopracowany materiał, zanim sięgnęłyby po zdjęcia z telefonów. Komplet, sto dziewięćdziesiąt siedem zdjęć, poszedł dzień później.

VI Kongres Wizja Zdrowia. Materiał dostarczony tego samego dnia. Duże wydarzenie branżowe, na którym komunikacja szła równolegle z programem.

Wernisaż STARS. FANGOR. SYLWESTROWICZ. Zajawka, sto czterdzieści kadrów, następnego dnia. Komplet, dwieście czterdzieści pięć zdjęć, w dziewięć dni. Ta zajawka miała konkretne zadanie: poszła do mediów jako materiały prasowe i to nią ilustrowane były relacje z wernisażu, między innymi w Vivie, Elle i La Mode.

Kongres medyczny z dwiema salami równolegle. Materiał dostarczany na żywo, w trakcie trwania programu. To przykład sytuacji, w której paczka w trakcie wymagała pracy we dwóch: przy dwóch salach idących jednocześnie jeden fotograf nie ma jak zbierać materiału i równolegle go dostarczać. Pracowałem tam jako drugi fotograf, właśnie po to, żeby oba zadania dało się pogodzić bez luk w relacji.

Cztery różne wydarzenia, cztery różne terminy. W każdym przypadku decydowało to, co organizator miał zrobić z materiałem, a nie to, jak szybko dało się go dostarczyć.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

Pytanie nie brzmi „jak szybko da się dostać zdjęcia”, tylko „kto czeka na te zdjęcia i po co”.

Jeśli ktoś konkretny ma z nimi zadanie do wykonania jeszcze w trakcie wydarzenia, planujemy paczkę w trakcie i sprawdzamy agendę. Jeśli materiał jest potrzebny do komunikacji następnego dnia, wystarczy paczka wybranych kadrów nazajutrz. Jeśli zdjęcia mają służyć przez cały rok, standardowy termin trzech do pięciu dni roboczych da lepszy efekt niż pośpiech.

Wszystkie trzy warianty da się połączyć w jednym zleceniu. Trzeba tylko ustalić je przed wydarzeniem, a nie o północy po gali.

Jeśli planujesz event i nie masz pewności, który termin będzie potrzebny, napisz mi datę, miejsce i orientacyjne godziny razem z agendą. Wrócę z konkretną propozycją zakresu i wyceny.