Fotograf jest zarezerwowany. Termin potwierdzony. Teraz patrzysz na pusty mail i zastanawiasz się, co jeszcze trzeba mu powiedzieć.
Większość briefów jest albo za krótka, albo za długa. Za krótki, i fotograf przychodzi na miejsce i zgaduje, co jest dla ciebie ważne. Za długi, i przydatne szczegóły toną w pięciostronicowym scenariuszu, którego nikt nie chce czytać dwa razy. Żaden z tych wariantów nie da ci zdjęć, których potrzebujesz.
Oto, co brief powinien obejmować i dlaczego.
Zacznij od tego, do czego posłużą zdjęcia
Zanim podasz agendę i plan sali, odpowiedz na jedno pytanie: gdzie te zdjęcia trafią po evencie? Relacja z konferencji na LinkedIn wymaga innych ujęć niż raport dla zarządu. Informacja prasowa wymaga innych niż newsletter wewnętrzny.
Napisz to wprost: „Potrzebujemy pięciu zdjęć do informacji prasowej do poniedziałku i pełnej galerii do wewnętrznego podsumowania do końca tygodnia”. To jedno zdanie mówi mi więcej niż trzy strony agendy, bo ustawia priorytety. Jeśli harmonogram się przesunie i coś trzeba będzie odpuścić, wiem, czego nie pomijać.
Agenda, ale tylko te fragmenty, które zmieniają listę ujęć
Wyślij agendę, ale zaznacz, co wymaga zdjęć. Nie muszę wiedzieć, że lunch jest o 12:30, chyba że w jego trakcie działa stoisko sponsora, które trzeba udokumentować. Potrzebuję natomiast:
- Momentów bez drugiej szansy: keynote, wręczenie nagrody, podpisanie umowy, konkretny uścisk dłoni między wskazanymi osobami.
- Wszystkiego, co dzieje się równolegle, w kilku salach albo strefach, żebym mógł zaplanować przemieszczanie się, zamiast odkrywać drugą scenę o 14:00.
- Osób, które trzeba sfotografować z imienia i nazwiska: prezesa, konkretnego sponsora, prelegenta z nieaktualnym zdjęciem w biogramie.
Kogo trzeba rozpoznać przed eventem, a nie w jego trakcie
Ten szczegół większość briefów pomija, a to on kosztuje najwięcej czasu na miejscu. Pracując sam na konferencji na 200 osób, nie mogę co trzeciego uczestnika pytać „przepraszam, kim pan jest?”, bo spowolniłbym całe wydarzenie. Jeśli są VIP-y, sponsorzy albo partnerzy, którzy muszą znaleźć się w galerii z nazwiska, wyślij krótką listę ze sposobem rozpoznania: kolor identyfikatora, miejsce przy stole, zdjęcie z LinkedIna. Dziesięć minut po twojej stronie. Na miejscu oszczędza to mnóstwo dopytywania.
Branding, bez osobnego spotkania na ten temat
Jeśli logotypy sponsorów, ścianka albo konkretne materiały brandowe mają być widoczne na zdjęciach, napisz o tym i podaj, gdzie będą: która ściana, które stoisko, która strona sceny. Gdy wiem wcześniej, ścianka z logotypami ląduje na mojej liście ujęć. Gdy dowiaduję się dopiero po przyjściu, pracuję z pamięci w środku wydarzenia na żywo i coś mi umyka.
Co dzieje się ze zdjęciami potem
Napisz, kto dostaje galerię, jak szybko potrzebujesz pierwszej selekcji, a jak szybko pełnej dostawy, i czy coś musi trafić do social mediów jeszcze tego samego dnia. Jeśli nic nie jest pilne, też to napisz. Wtedy zaplanuję czas na obróbkę, zamiast domyślnie robić wszystko w pośpiechu.
Czego nie wpisywać: scenariusza ujęcie po ujęciu
Brief, który wylicza każde zdjęcie do zrobienia („9:05: zdjęcie recepcji”), działa przeciwko tobie. Odbiera mi miejsce na reakcję na to, co się dzieje, a właśnie stąd zwykle biorą się zdjęcia, które mają znaczenie: moment, w którym prelegent niespodziewanie wywołuje śmiech, reakcja w trzecim rzędzie, uścisk dłoni dwie minuty przed planowanym czasem. Opisz priorytety i osoby. Samo pokrycie wydarzenia zostaw elastyczne.
Brief, który działa, w pięciu linijkach
Jeśli nie napiszesz nic więcej, napisz to:
- Do czego służą zdjęcia i na kiedy.
- Momenty bez drugiej szansy.
- Kogo trzeba rozpoznać z nazwiska i po czym.
- Gdzie ma być widoczny branding.
- Kto dostaje galerię i jak szybko.
Cała reszta to przydatny kontekst, nie wymóg. Pięciolinijkowy brief wysłany tydzień przed eventem jest lepszy niż szczegółowy wysłany poprzedniego wieczoru.
Jeśli planujesz konferencję, galę albo event firmowy w Warszawie, te pięć linijek to najlepszy początek zapytania.
