Das meiste, was über die Fotos einer Veranstaltung entscheidet, steht fest, bevor jemand die Kamera auspackt.
Ich weiß, wie das aus dem Mund eines Fotografen klingt. Ein bisschen wie eine Ausrede im Voraus. Aber nach mehr als einem Dutzend Jahren auf Konferenzen, Messen und Galas , sehe ich dieselben Situationen zu regelmäßig, um nicht darüber zu schreiben: ein dunkler Saal und eine helle Leinwand, eine Fotowand mitten im Durchgang, der Vorstandsvorsitzende eines Partnerunternehmens, der eine Stunde vor dem geplanten Gruppenfoto gegangen ist. Keines dieser Probleme lässt sich in der Bearbeitung beheben.
Die gute Nachricht: Eine Veranstaltung für die Fotografie vorzubereiten ist kein eigenes Projekt. Es sind ein paar Entscheidungen, die Sie bei der Organisation ohnehin treffen, nur eben bewusst. Kurz gesagt: Klären Sie, wofür die Fotos verwendet werden, erstellen Sie eine Liste der Personen, die auf den Fotos vorkommen müssen, markieren Sie die Schlüsselmomente im Programm, prüfen Sie das Bühnenlicht und das Branding im Bild. Und bestimmen Sie eine Person als Ansprechperson für den Fotografen. Mehr ist es nicht.
Im Folgenden gehe ich jeden dieser Punkte durch, zeige, was passiert, wenn er fehlt, und gebe Hinweise, wie Sie daraus ein Briefing für den Fotografen zusammenstellen. Die Checkliste funktioniert unabhängig davon, mit wem Sie zusammenarbeiten.
Die Fotos beginnen vor der Veranstaltung
„Macht einfach schöne Fotos“ ist das häufigste Briefing, das ein Eventfotograf bekommt. Und das schlechteste. Nicht, weil es unfreundlich wäre, sondern weil sich daraus nichts ableiten lässt.
Fotos sind eine Aufzeichnung dessen, was auf der Veranstaltung passiert. Wenn es dort keine Momente, keine Menschen in Bewegung und keine sichtbare Marke gibt, fehlen sie auch auf den Fotos. Ein Fotograf kann aus schwierigen Bedingungen viel herausholen. Aber er kann kein Networking fotografieren, das nicht stattgefunden hat.
Es gibt noch etwas, woran Organisatoren seltener denken. Dokumentation und Kommunikationsmaterial sind nicht dasselbe. Die Dokumentation bestätigt, dass die Veranstaltung stattgefunden hat. Das Kommunikationsmaterial arbeitet nach der Veranstaltung weiter: Das Marketing sucht darin Fotos für Social Media, die PR Kontext und Schlüsselpersonen, die Partner ihre eigene Präsenz im Bericht und das Vertriebsteam Argumente für die nächste Ausgabe. Eine Veranstaltung ohne Fotos, die sich verwenden lassen, ist verschenktes Potenzial.
Der Unterschied zwischen beidem liegt fast nie im Können des Fotografen. Er liegt in der Vorbereitung.
Veranstaltung für die Fotografie vorbereiten: fünf Dinge, die Sie klären sollten
1. Das Ziel der Fotos: wo sie verwendet werden und was sie zeigen sollen
Beginnen Sie mit einer Frage, die banal klingt und die doch kaum jemand beantwortet: Was geschieht nach der Veranstaltung mit diesen Fotos?
Für den Bericht auf LinkedIn wählen Sie andere Fotos aus als für den Bericht an den Vorstand und wieder andere für die Website der Veranstaltung im nächsten Jahr. Wenn der Fotograf weiß, dass es vor allem darum geht, den Sponsoren die Größe der Veranstaltung zu zeigen, sucht er nach Weitwinkelaufnahmen des vollen Saals. Stehen die Redner im Vordergrund, positioniert er sich anders und zu anderen Zeitpunkten.
Zwei oder drei Dinge, die das Material zeigen soll, genügen. Ohne Ziel bekommen Sie zufällige Fotos: ordentlich, aber zu nichts Konkretem passend.
2. Die VIP-Liste und die Schlüsselpersonen
Der häufigste Stress nach einer Veranstaltung beginnt mit dem Satz „Wir haben kein Foto von X“. Redner, Vorstand, Partner: alle, die eine Woche später fragen: „Haben Sie vielleicht mein Foto von der Konferenz?“
Der Fotograf kennt Ihre Gäste nicht. Er weiß nicht, dass die unscheinbare Person in der dritten Reihe der Investor ist, an dem dem Vorstand am meisten liegt. Erstellen Sie eine kurze Liste der Personen, die auf den Fotos vorkommen müssen, und legen Sie fest, wer sie dem Fotografen vor Ort zeigt.
Bei einem meiner Aufträge hatte die VIP-Liste vier Namen. Das genügte, um in der Pause alle wichtigen Händedrücke festzuhalten, bevor die Hälfte dieser Personen zum Flughafen fuhr.
3. Die Schlüsselmomente im Programm
Der Fotograf muss wissen, wann etwas Wichtiges passiert. Die Eröffnung, die Keynote, die Vertragsunterzeichnung, die Preisverleihung, das gemeinsame Foto auf der Bühne. Ich habe diese Auswahl einmal beschrieben als 10 Aufnahmen von einer Konferenz, die man haben sollte. Das sind Momente, die nur einmal geschehen und nicht warten.
Schicken Sie das Programm und markieren Sie darin die Punkte, die man nicht verpassen darf. Ein Hinweis aus der Praxis: Die besten Fotos von Konferenzen entstehen oft nicht auf der Bühne, sondern zwischen den Programmpunkten. Deshalb funktioniert ein Programm mit markierten Prioritäten besser als die Bitte „Seien Sie überall“.
4. Das Licht auf der Bühne
Ein Klassiker: ein dunkler Saal und eine sehr helle Leinwand hinter dem Redner. Dazu Licht, das auf den Hintergrund statt auf den Sprecher gerichtet ist. Aus Sicht der Bühnentechnik passt alles, aus Sicht der Fotografie ist der Redner eine dunkle Silhouette vor einer leuchtenden Präsentation.
Sie müssen sich mit Beleuchtung nicht auskennen. Es genügt eine Frage an die Technik oder das Personal der Location: Wird der Redner auf der Bühne stärker beleuchtet als die Leinwand hinter ihm? Lautet die Antwort „Wir wissen es nicht“, sollten Sie es vor der Veranstaltung klären und nicht währenddessen.
Das Licht ist der einzige Punkt dieser Checkliste, den keine Arbeit nach der Veranstaltung ausgleichen kann.
5. Branding im Bild
Fotos ohne sichtbare Marke sind schön und anonym. Nach zwei Wochen weiß niemand mehr, von welcher Veranstaltung sie stammen. Und Partner und Sponsoren suchen im Bericht vor allem sich selbst.
Prüfen Sie drei Dinge: ob das Logo auf der Bühne sichtbar ist, ob die Fotowand dort steht, wo die Leute tatsächlich vorbeigehen und sich unterhalten, und ob die Partnerlogos an Stellen angebracht sind, die ganz natürlich ins Bild kommen. Eine Fotowand in einem dunklen Flur neben der Garderobe existiert technisch gesehen, aber auf den Fotos wird sie nicht auftauchen.
Während der Veranstaltung: Koordination und Networking
Eine Ansprechperson für den Fotografen ist die günstigste einzelne Maßnahme, die das Bildmaterial einer Veranstaltung verbessert. Sie muss nicht den ganzen Tag hinter dem Fotografen herlaufen. Es genügt, dass sie das Programm und die Leute kennt und ein Zeichen gibt, bevor etwas Wichtiges passiert: In fünf Minuten kommt der Vorstandsvorsitzende, gleich ist die Unterzeichnung, das Gespräch dort am Tisch ist das Treffen, auf das es uns ankommt.
Ohne eine solche Person ist der Fotograf auf Vermutungen angewiesen. Vermutungen treffen manchmal zu, aber bei Momenten, die nur einmal geschehen, möchte ich mich lieber nicht darauf verlassen.
Der zweite Punkt ist das Networking. Pausen, Gespräche und Bewegung an den Ständen sind das beste Material jeder Veranstaltung, denn sie zeigen, was sich nicht inszenieren lässt: dass die Leute dort sein wollten. Besteht das Programm nur aus Vorträgen und sind die Pausen so kurz, dass alle in der Kaffeeschlange stehen, wird das Material statisch. Saal, Bühne, Saal, Bühne.
Das gilt auch für Messen. Ein leerer Stand gibt keine Fotos her. Ein Stand, an dem jemand redet, ein Produkt testet oder lacht, liefert sie von selbst. Es lohnt sich, die Aussteller zu informieren, dass der Fotograf umhergehen wird, und sie zu bitten, sich nicht hinter dem Tresen zu verstecken.
Jede Veranstaltungsart hat andere Prioritäten
Was auf einer Konferenz funktioniert, funktioniert nicht unbedingt auf einer Messe. Kurz, was jedes Format mit sich bringt:
Konferenz. Priorität: die Bühne mit den Rednern, Reaktionen des Publikums und Weitwinkelaufnahmen, die die Größe zeigen. Worauf Sie achten sollten: Material, das nur aus Folien und Rednerpult besteht. Eine Bühne ohne Menschen sagt nichts über die Veranstaltung aus.
Messe. Priorität: Menschen an den Ständen, das Produkt im Einsatz, Branding im Hintergrund der Gespräche. Worauf Sie achten sollten: die Exponate zu fotografieren statt die Interaktion. Ein Katalog der Stände interessiert niemanden, die Bewegung um sie herum schon.
Firmenveranstaltung. Priorität: Menschen in Interaktion und natürliche Momente. Worauf Sie achten sollten: zu viele gestellte Fotos. Dreißig arrangierte Grüppchen sehen aus wie ein Schuljahrbuch, nicht wie eine Veranstaltung, auf der es schön war.
Presseveranstaltung und offizielle Veranstaltung. Priorität: Schlüsselpersonen, protokollarische Momente, klarer Kontext. Worauf Sie achten sollten: kein Foto der wichtigsten Person im wichtigsten Moment. Hier sind die VIP-Liste und die Koordination wichtiger als alles andere zusammen.
Das Briefing für den Fotografen: was es enthalten sollte
Alles oben Genannte fließt in ein einziges Dokument, das Sie dem Fotografen vor der Veranstaltung schicken. Ein gutes Event-Briefing hat sieben Teile:
- Grundlagen: Art der Veranstaltung, Datum, Ort, Zahl der Teilnehmer.
- Ziel der Fotos: wo sie verwendet werden und was sie zeigen sollen.
- Schlüsselmomente: Programm mit markierten Prioritäten, VIP-Liste.
- Stil und Branding: Charakter der Veranstaltung, Fotowand, Logo, Partner.
- Organisation: Ansprechperson, Networking-Pausen, Raum und Licht.
- Risiken: Dinge, die schiefgehen können und von denen der Fotograf vorher wissen sollte.
- Termin: bis wann Sie das Material brauchen und wofür.
Eine A4-Seite genügt. Das Briefing muss nicht elegant sein, es muss konkret sein.
Wenn Sie es nicht selbst zusammenstellen möchten, habe ich ein kostenloses Tool vorbereitet, das Sie durch diese Fragen führt und in 2-3 Minuten ein fertiges Briefing erstellt: Bereiten Sie Ihre Veranstaltung in 3 Minuten für die Fotografie vor. Es läuft in ChatGPT, ein kostenloses Konto genügt. Das Briefing können Sie bei der Zusammenarbeit mit jedem Fotografen verwenden.
Der Termin: der letzte Punkt, an den man am seltensten denkt
Der siebte Punkt des Briefings wirkt unscheinbar, entscheidet aber darüber, ob das Material überhaupt rechtzeitig zum Einsatz kommt. Fotos, die die PR-Abteilung am nächsten Morgen braucht, und Fotos für den Jahresrückblick sind zwei verschiedene Aufträge, obwohl die Veranstaltung dieselbe ist.
Es lohnt sich, zwei Dinge zu trennen. Das vollständige Material nach Auswahl und Bearbeitung liefere ich in der Regel innerhalb weniger Werktage, und das ist die natürliche Arbeitsweise. Wartet aber jemand in Ihrem Unternehmen schon während der Veranstaltung oder am nächsten Morgen auf Fotos, muss das gesondert geplant werden: ein kleineres Paket ausgewählter Aufnahmen, früher verschickt, zusätzlich zur regulären Auswahl des Gesamtmaterials.
Diese Vereinbarung hat organisatorische Folgen. Ein Paket, das während der Veranstaltung entsteht, braucht ein Zeitfenster im Programm, in dem ich die Speicherkarten auslesen und das Material auswählen kann, ohne zugleich zu verpassen, was im Saal geschieht. Bei einem dichten Programm bedeutet das eine zweite Person für die Bearbeitung. Am Veranstaltungstag ist das schwer zu organisieren, in der Briefing-Phase leicht.
Ausführlicher habe ich das in einem eigenen Beitrag beschrieben: Fotos während der Veranstaltung oder am nächsten Tag. Hier genügt ein Satz im Briefing: wer auf die Fotos wartet, bis wann und wofür er sie braucht.
Was sich nach der Veranstaltung nicht mehr korrigieren lässt
Zum Schluss eine Liste der Dinge, die sich am Veranstaltungstag unwiderruflich entscheiden. Ich schreibe gesondert darüber, weil sie am häufigsten hinter der Enttäuschung über das Material stehen:
- Licht. Ein unbeleuchteter Redner bleibt auf jedem Foto unbeleuchtet.
- Menschen im Bild. Ein leerer Saal und leere Stände werden nicht zu einer Menschenmenge.
- Schlüsselpersonen. Ein VIP, der ohne Foto gegangen ist, kommt nicht zurück.
- Momente. Eine Vertragsunterzeichnung dauert zehn Sekunden und wird nicht wiederholt.
- Erwartungen. Ist die Veranstaltung statisch, wird es davon keine dynamischen Fotos geben. Besser, Sie wissen das vor der Veranstaltung als danach.
Ich schreibe das nicht, um Sie zu erschrecken. Jeder dieser Punkte lässt sich mit einer organisatorischen Entscheidung erledigen, die früh genug getroffen wird. Das ist das ganze Geheimnis der Veranstaltungen, deren Material aussieht, als sei es „von selbst gelungen“.
FAQ: die häufigsten Fragen zur Vorbereitung einer Veranstaltung für die Fotografie
Je früher, desto besser, aber realistisch betrachtet: Eine Woche vor der Veranstaltung ist komfortabel, zwei oder drei Tage sind immer noch gut investierte Zeit. Selbst ein Briefing, das einen Tag vorher ankommt, wirkt besser als ein Fünf-Minuten-Gespräch vor Ort, wenn die Veranstaltung schon läuft.
Er weiß, wie man fotografiert. Er weiß nicht, wer auf Ihrer Veranstaltung wer ist, welcher Programmpunkt für den Vorstand entscheidend ist und wo die Fotos später zum Einsatz kommen. Die Erfahrung erlaubt es mir, den Ablauf einer typischen Konferenz vorauszusehen, ersetzt aber nicht die Information, dass das wichtigste Gespräch des Tages an einem Tisch in der Ecke stattfindet, weit weg von der Bühne.
Eine feste Zahl gibt es nicht, denn es hängt vom Umfang und vom Programm ab. Die Regel ist eine andere: Eine Pause muss lang genug sein, damit die Leute über die Kaffeeschlange hinauskommen und ins Gespräch finden. Genau dann entstehen die Fotos, die zeigen, dass die Veranstaltung lebendig war.
Ja, nur kürzer. Bei einer kleinen Veranstaltung passiert es noch leichter, dass das Foto der einzigen wirklich wichtigen Person fehlt, weil niemand gesagt hat, dass sie wichtig ist. Eine halbe Seite mit dem Ziel der Fotos, drei Namen und zwei Momenten genügt.
Jemand, der das Programm und die Leute kennt und zugleich nicht die am meisten beschäftigte Person im Saal ist. Der Hauptorganisator scheidet meist aus, weil er am Veranstaltungstag Brände löscht. Gut geeignet ist jemand aus dem Organisationsteam oder eine Person der Agentur, die die Veranstaltung betreut.
Ja, und das ist einer der wichtigeren Punkte. Schreiben Sie, wer auf das Material wartet und bis wann. Sollen die Fotos noch am Veranstaltungstag oder am nächsten Morgen an die Medien gehen, sagen Sie das vor der Veranstaltung, denn das erfordert eine andere Arbeitsorganisation als die normale Lieferung des Gesamtmaterials.
Zusammenfassung
Eine Veranstaltung für die Fotografie vorzubereiten bedeutet fünf Absprachen vor der Veranstaltung, eine Ansprechperson währenddessen und eine A4-Seite Briefing. Das ist wenig, bedenkt man, dass auf der anderen Seite das gesamte Veranstaltungsbudget steht und Material, das das Unternehmen ein Jahr lang nutzen wird.
Seit 2012 fotografiere ich Konferenzen, Messen und Firmenveranstaltungen, unter anderem für Toyota, mBank und Danone. Ich fotografiere mehr als nur die Bühne und ein paar Lächeln in die Kamera, aber am besten arbeite ich dort, wo der Organisator weiß, was er braucht. Dazu dient diese Checkliste.
Wenn Sie gerade eine Veranstaltung vorbereiten und über Fotos sprechen möchten: Schreiben Sie mir Datum, Ort und ungefähre Uhrzeiten. Ich melde mich mit einem konkreten Vorschlag zu Umfang und Preis.
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