So briefen Sie einen Eventfotografen für Firmenveranstaltungen

Der Fotograf ist gebucht. Der Termin steht. Jetzt starren Sie auf eine leere E-Mail und überlegen, was er sonst noch wissen muss.

Die meisten Briefings sind entweder zu kurz oder zu lang. Ist es zu kurz, kommt der Fotograf und muss raten, was Ihnen wichtig ist. Ist es zu lang, gehen die nützlichen Details in einem fünfseitigen Ablaufplan unter, den niemand zweimal lesen will. Beides bringt Ihnen nicht die Fotos, die Sie brauchen.

Hier steht, was ein Briefing abdecken sollte und warum.

Beginnen Sie damit, wofür die Fotos gebraucht werden

Bevor Sie Agenda und Raumplan schicken, beantworten Sie eine Frage: Wo landen die Fotos nach der Veranstaltung? Eine Konferenznachlese für LinkedIn braucht andere Motive als ein Vorstandsbericht. Eine Pressemitteilung braucht andere Motive als ein interner Newsletter.

Sagen Sie es direkt: „Wir brauchen bis Montag fünf Bilder für eine Pressemitteilung und bis Ende der Woche die komplette Galerie für die interne Nachlese.“ Dieser eine Satz sagt mir mehr als drei Seiten Agenda, weil er Prioritäten setzt. Wenn der Zeitplan verrutscht und etwas wegfallen muss, weiß ich, was ich nicht auslassen darf.

Die Agenda, aber nur die Teile, die die Motivliste verändern

Schicken Sie die Agenda, markieren Sie aber, was fotografiert werden soll. Ich muss nicht wissen, dass das Mittagessen um 12:30 Uhr stattfindet, es sei denn, währenddessen ist ein Sponsorenstand geöffnet, der dokumentiert werden muss. Was ich dagegen brauche:

• Die Momente ohne zweite Chance: eine Keynote, eine Preisverleihung, eine Vertragsunterzeichnung, ein bestimmter Handschlag zwischen namentlich genannten Personen.
• Alles, was parallel stattfindet, in mehreren Räumen oder Bereichen, damit ich die Wege dazwischen planen kann, statt um 14 Uhr die zweite Bühne zu entdecken.
• Alle, die namentlich fotografiert werden müssen: der CEO, ein bestimmter Sponsor, ein Redner, dessen Biografiefoto veraltet ist.

Wer vor der Veranstaltung identifiziert werden muss, nicht währenddessen

Dieses Detail lassen die meisten Briefings aus, und es kostet am Veranstaltungstag die meiste Zeit. Wenn ich allein auf einer Konferenz mit 200 Personen arbeite, kann ich nicht jeden dritten Gast fragen „Und wer sind Sie?“, ohne die ganze Veranstaltung auszubremsen. Gibt es VIPs, Sponsoren oder Partner, die namentlich in der Galerie auftauchen müssen, schicken Sie eine kurze Liste mit einem Erkennungsmerkmal: Farbe des Namensschilds, Sitzplatz, ein Foto von LinkedIn. Zehn Minuten Aufwand auf Ihrer Seite. Vor Ort erspart es viel Herumfragen.

Branding, ohne ein separates Meeting dazu

Wenn Sponsorenlogos, eine Step-and-Repeat-Wand oder bestimmte Markenmaterialien auf den Fotos zu sehen sein sollen, sagen Sie es und nennen Sie den Ort: welche Wand, welcher Stand, welche Seite der Bühne. Wenn ich es vorher weiß, steht die Logowand auf meiner Motivliste. Erfahre ich es erst bei der Ankunft, arbeite ich mitten in einer Live-Veranstaltung aus dem Gedächtnis, und etwas geht verloren.

Was danach mit den Fotos passiert

Sagen Sie, wer die Galerie erhält, wie schnell Sie eine erste Auswahl und wie schnell die vollständige Lieferung brauchen und ob etwas noch am selben Tag für Social Media bereitstehen muss. Wenn nichts eilt, sagen Sie auch das. Dann kann ich die Bearbeitungszeit einplanen, statt standardmäßig alles in Eile zu erledigen.

Was nicht ins Briefing gehört: ein Drehbuch Bild für Bild

Ein Briefing, das jedes einzelne Foto auflistet („9:05 Uhr: Foto vom Empfang“), arbeitet gegen Sie. Es nimmt mir den Spielraum, auf das zu reagieren, was gerade passiert, und genau daher kommen meist die Fotos, auf die es ankommt: der Moment, in dem ein Redner unerwartet Lacher erntet, die Reaktion in der dritten Reihe, der Handschlag, der zwei Minuten vor dem geplanten Zeitpunkt stattfindet. Briefen Sie Prioritäten und Personen. Die Abdeckung der Veranstaltung selbst lassen Sie flexibel.

Ein Briefing, das funktioniert, in fünf Zeilen

Wenn Sie sonst nichts schreiben, schreiben Sie das:

1. Wofür die Fotos gebraucht werden und bis wann.
2. Die Momente ohne zweite Chance.
3. Wer namentlich erkannt werden muss und woran.
4. Wo Branding sichtbar sein soll.
5. Wer die Galerie erhält und wie schnell.

Alles andere ist nützlicher Kontext, keine Pflicht. Ein Fünf-Zeilen-Briefing, das eine Woche vor der Veranstaltung ankommt, schlägt ein detailliertes, das erst am Abend davor eintrifft.

Wenn Sie eine Konferenz, eine Gala oder eine Firmenveranstaltung in Warschau planen, sind diese fünf Zeilen der beste Einstieg in Ihre Anfrage.